お知らせ

高砂区民事務所における印鑑登録証及び
印鑑登録証明書の誤交付について

【概要】
 　高砂区民事務所において、申請者でない区民に対し、印鑑登録証及び印鑑登録証明書を誤交付し、申請者の氏名、住所、生年月日及び印影が漏洩した。

【経緯】
　令和7年4月22日、窓口に呼ばれた申請者でない区民が受付番号票を持っていなかったが、本人確認書類の提示を求めるなどの本人確認を行わず、交付する証明書について間違いがないかを確認し、「はい」と回答したため、そのまま交付した。程なく、職員が誤交付であることに気付き、印鑑登録証及び印鑑登録証明書はその日のうちに回収したが、申請者の氏名、住所、生年月日及び印影が漏洩した。
その後、印影が悪用される可能性があることから、申請者自身が印鑑登録の抹消手続きを行った。

【対応】
　申請者に対して、謝罪と経緯の説明、再発防止策について説明を行った。

【再発防止策】
（1）受付番号票を失くしてしまった人には、本人確認書類の提示と発行書類の内容を確認する。
（2）本件の内容と経緯、原因と問題点について検証し、同種の事故再発防止のため全職員へ周知するとともに、職員一人一人が個人情報を取り扱う責任の重さを自覚するよう定期的に朝礼などの場で確認する。

【その他】
（1）日本語が得意でない外国人住民への窓口対応については、指差しをしながらやさしい日本語で交付書類等の説明を行うとともに、必要があれば携帯翻訳機を用い、説明する内容が正確に伝わるように工夫する。
（2）誤交付が判明した時点で、印影が悪用される恐れがあることを説明し、当該「印鑑登録証」の廃止手続きと別の印鑑での印鑑登録手続きを案内する。また、誤交付した書類について、回収の有無を報告する。
（3）3Dプリンターなど新しい技術の登場により、印影から印鑑の複製など、これまでできなかったことができるようになっていることがあるため、これまでの知識で判断せず、新しい知識が更新できる内容を研修等に取り入れる。